¶ 📦 endoo organize – Handbücher & Workflows
Willkommen in der zentralen Dokumentation für unser Inventar-, Ausleih- und Supportsystem endoo organize. Bitte wähle den gewünschten Prozess aus:
Geräteannahme, Archivierung & Service-Ticket erstellen.
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Tickets abschließen und Status in endoo pflegen.
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Gerätevorbereitung, Einwilligung & Verleih starten.
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Zustand prüfen, Räume zuweisen & Entleihe beenden.
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Wenn ein beschädigtes Gerät abgegeben wird, muss der Nutzer eine Schadensmeldung ausgefüllt haben. Mögliche Formate:
- Digitale Schadensmeldung
- Analoge Schadensmeldung auf Papier
⚠️ Wichtig: Prüfen, ob alle Felder vollständig ausgefüllt sind. Fehlende Angaben direkt vor Ort ergänzen lassen!
- Das Gerät vor der weiteren Bearbeitung zwingend aus der Schutzhülle entnehmen.
- Einen Zettel mit dem Namen des Nutzers sowie dem Geräte-PIN-Code gut lesbar auf der Rückseite des iPads anbringen.
- Die ausgefüllte Schadensmeldung wird danach in die leere Schutzhülle gelegt.
- Abschließend sicherstellen, dass iPad, Schutzhülle und Schadensmeldung eindeutig dem jeweiligen Nutzer zugeordnet sind, um Verwechslungen im Reparaturprozess zu vermeiden.
- Digitale Schadensmeldung:
- Formular als PDF speichern/herunterladen.
- PDF im OneDrive ablegen unter:
Formulare > Schaden iPads
- Dateiname zwingend nach dem Muster benennen:
Name_Schule.pdf
- Analoge Schadensmeldung:
- Formular einscannen und als PDF speichern.
- PDF ebenfalls im OneDrive unter oben genanntem Pfad ablegen.
- Zusätzlich: Die analoge Originalversion wird anschließend im Büro abgeheftet.
- Prüfen, ob das Gerät bereits im System inventarisiert wurde.
- Falls notwendig: Gerät neu inventarisieren, Seriennummer prüfen sowie Nutzer und Schule kontrollieren.
- Gerät in endoo organize öffnen.
- Prüfen, ob das Gerät korrekt mit dem entsprechenden Nutzer und der richtigen Schule verknüpft ist. Falls nötig, Verknüpfung korrigieren.
- Beim geöffneten Gerät auf den Reiter Serviceanfragen wechseln.
- Eine Neue Serviceanfrage erstellen.
- 🔴 Reparatur: Selbst verursachte Schäden, Schäden durch andere Personen, Displaybruch, Gehäuseschäden, Wasserschäden.
- 🔵 Garantie / Hardwaredefekt: Plötzlicher Ausfall ohne Fremdeinwirkung, Liefer- oder Produktionsfehler, generelle Hardwaredefekte, Akku- oder Ladeprobleme ohne äußere Schäden.
Folgende Angaben präzise eintragen:
- Betreff
- Genaue Fehlerbeschreibung / Beschreibung des Schadens (z. B. Display gesprungen, Gerät startet nicht, Touch funktioniert nicht, Gerät lädt nicht, Wasserschaden).
Folgende Dateien müssen zwingend an die Serviceanfrage angehängt werden:
- Die Schadensmeldung als PDF-Datei.
- Ein aussagekräftiges Foto des beschädigten Geräts.
Prüfen, ob das Gerät zuvor korrekt als Schaden angelegt wurde. Falls dies noch nicht erfolgt ist, müssen zuerst die normalen Schritte der Schadensbearbeitung (siehe oben) nachgeholt werden.
In endoo zum entsprechenden Gerät navigieren und auf den Reiter Serviceanfragen klicken.
Die passende, offene Servicemeldung heraussuchen und öffnen.
Unten bei „Neuer Kommentar“ einen klaren Bearbeitungshinweis für die Dokumentation eintragen (z. B. „repariert“, „Gerät ausgetauscht“, „Fehler behoben“, „Gerät zurückgegeben“).
Den Ticket-Status auf den aktuellen Stand anpassen. Typische Beispiele:
- Gelöst
- Abgeschlossen
- Zurückgegeben
Auf Absenden klicken und kurz prüfen, ob der neue Status im System übernommen wurde.
Bevor ein Gerät verliehen werden darf, muss die ordnungsgemäße Erfassung sichergestellt sein:
- Prüfen, ob das Gerät richtig angelegt und inventarisiert wurde.
- Das Gerät muss zwingend im Objektpool „Ausleihe xyz“ hinterlegt sein.
Die Person, an die das Gerät ausgegeben wird, muss als Nutzer existieren.
- Die Person muss zwingend auf Schulebene erstellt werden (nicht auf Trägerebene!).
- Für eine fehlerfreie Zuordnung muss die Personen-ID aus Schild eingetragen werden (diese entspricht auch der Import-ID bei IServ).
Vor der physischen Übergabe des Geräts muss die Einverständniserklärung der Erziehungsberechtigten vorliegen.
- Die Eltern erhalten von uns oder der Schule einen QR-Code oder Direktlink zur Ausleihplattform.
- Auf dieser Plattform erteilen die Eltern digital die Einwilligung, dass das iPad genutzt und ausgeliehen werden darf.
- In endoo zum entsprechenden Gerät navigieren.
- Auf den Reiter Ausleihe wechseln.
- Die Option „Objekt über pool ausleihen“ auswählen.
¶ 5. Details und Zustand erfassen
- Die gewünschte Person im System heraussuchen und auswählen.
- Den aktuellen Zustand des Geräts (z. B. vorhandene Kratzer, Gehäusezustand oder mitgeliefertes Zubehör) genau beschreiben, um spätere Missverständnisse zu vermeiden.
- Den Ausleihvorgang vom Nutzer (bzw. Schüler/Lehrer) digital unterschreiben lassen.
- Die Ausleihe im System endgültig bestätigen.
Sobald ein geliehenes Gerät zurückgegeben wird, starten wir den digitalen Rücknahmeprozess:
- In endoo zu dem entsprechenden Gerät navigieren.
- Auf den Reiter Ausleihe wechseln.
- Auf die Schaltfläche „Gerät zurückgeben“ klicken.
- Anschließend mit „Weiter“ bestätigen.
¶ 3. Zustand dokumentieren
Der Zustand des iPads muss bei der Rücknahme genau überprüft werden:
- Den aktuellen Zustand des Geräts detailliert beschreiben (z. B. „einwandfreier Zustand“, „normale Gebrauchsspuren“).
- 🚨 WICHTIG: Sollte das Gerät einen Defekt oder eine neue Beschädigung aufweisen, brich diesen Vorgang hier ab und folge stattdessen direkt dem Workflow 1: Schadensmeldung.
Nach der erfolgreichen Rückgabe muss das Gerät wieder seinem physischen Aufbewahrungsort im System zugeordnet werden:
- Das Gerät dem virtuellen Raum „ipad xyz“ zuweisen.
- Den Rückgabevorgang mit einer Unterschrift bestätigen lassen, um den Leihvertrag systemtechnisch zu schließen.
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